BIULETYN NR 7: Wydatkowanie środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zgodnie z art. 16 ustawy kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 141, ze zm.) pracodawca, stosownie do swoich możliwości i warunków, powinien zaspokajać bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Zasady tworzenia i funkcjonowania zakładowego określają, zaś przepisy ustawy z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 163, ze zm.).

Przyjmuje się, że ZFŚS jest instytucją prawną, której celem jest łagodzenie różnic w poziomie życia pracowników i ich rodzin oraz emerytów i rencistów ( tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00,  Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 21 marca 2016 r., sygn. akt III AUa 1373/14).

Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty wg stanu zatrudnienia na dzień 01 stycznia danego roku) nie mają obowiązku  tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Obowiązek, zaś mają pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników, albo co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników, jeżeli działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek w tej sprawie.

Zarządzanie środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) należy do uprawnień pracodawcy, który podejmuje decyzje dotyczące tego Funduszu oraz celów, na jakie mogą być przeznaczone środki. Pracodawca, określając wydatki z ZFŚS, które nie mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Zasady korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz warunki przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Podkreślić należy, że przyznawanie świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz ich wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Oznacza to, że nie można wszystkim pracownikom przyznać świadczeń w takiej samej ilości i o takiej samej wartości (tak wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09, wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku: z dnia 4 października 2012 r., sygn. III AUa 1698/11, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 5 września 2012 r., sygn. akt III AUa 321/12). Choć nie jest również wykluczone, że pracownicy, po zbadaniu przyjętych kryteriów będą faktycznie w sytuacji podobnej i dostaną świadczenia w takiej samej wysokości. Zabronione jest również uzależnianie wypłacanych środków od: wymiaru etatu, rodzaju umowy o pracę, stażu pracy czy oceny jakości pracy.

Wypłaty z ZFŚS nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przy czym ZUS ma prawo dokonywać kontroli i zakwestionować podstawy naliczenia składek na ubezpieczenia czyli pośrednio również zasady wypłaty świadczeń socjalnych u danego pracodawcy. W przypadku, gdy dochodzi do wydania decyzji niekorzystnej dla pracodawcy, warto zaskarżyć ją do sądu ubezpieczeń społecznych. 

Działalność socjalna pracodawcy finansowana ze środków z Funduszu może być przeznaczona na rzecz:

• różnych form wypoczynku (np. wczasy, kolonie, obozy, wycieczki),

• działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów wstępu na koncerty, do kina, teatru, organizowanie imprez kulturalnych w zakładzie pracy),

• działalności sportowo-rekreacyjnej (np. karnety na basen, siłownię, organizowanie zawodów sportowych, w których biorą udział pracownicy i ich rodziny, zakup sprzętu oraz wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni w firmie, pikniki, wynajem kortu tenisowego),

• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (np. tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego lub np. dofinansowywanie kosztów przedszkola, do którego chodzą dzieci pracownika),

• udzielania pomocy materialno – rzeczowej lub finansowej (np. zapomogi, pomoc w razie zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci).

Nie mogą być natomiast finansowane ze środków ZFŚS takie wydatki jak np.

• szkolenia, podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników,

• świadczenia zdrowotne, opieka medyczna, szczepienia ochronne,

• ubezpieczenie na życie czy emerytalne

• finansowanie dojazdów do pracy,

• wydatki związane z obchodami jubileuszy zakładowych, wigilie firmowe,

• wynagrodzenie pracowników obsługujących ZFŚS,

• prowadzenie przyzakładowego żywienia zbiorowego, np. stołówki,

• nagrody lub kwiaty okolicznościowe.

Osobami, które są uprawnione do korzystania z ZFŚS, są:

• pracownicy zatrudnieni w każdym wymiarze etatu, bez względu na rodzaj umowy o pracę i okres zatrudnienia oraz członkowie ich rodzin, w tym także pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym, czy pracownicy młodociani,

• emeryci,  renciści - również byli pracownicy i ich rodziny ( emeryci i renciści pracujący  jeszcze dla danego pracodawcy na umowę o pracę będą zaliczeni do pracowników),

• osoby, którym zakład przyznał prawo do korzystania ze świadczeń ZFŚS, np. pracownicy, którzy w danej chwili przebywają na urlopach bezpłatnych, członkowie rodzin po zmarłych pracownikach.

Katalog świadczeń socjalnych ustalany jest ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku ze wszystkimi pracownikami lub ich wybranymi przedstawicielami.

Podkreślić należy, że zasady tworzenia polityki socjalnej pracodawca może też scedować na komisję socjalną. Co prawda przepisy ustawy o ZFŚS nie przewidują takiego organu, jednakże pracodawca może ją powołać w swoich przepisach wewnątrzzakładowych, a jej kompetencje ograniczyć do opiniowania i doradzania z zakresie polityki socjalnej lub rozszerzyć je co do podejmowania decyzji w sprawie podziału środków z ZFŚS i udzielania pomocy socjalnej.